“België is 25,5% duurder dan het Europese gemiddelde. Vooral onze slechte score tegenover Nederland kan op termijn ernstige gevolgen hebben”, aldus Pierre-Gilles Solvit, General Manager van AOS Studley in België. “Bedrijven die internationaal actief zijn kiezen immers meer en meer voor Benelux-centralisatie. Met een kantoorkost-handicap van 18% scoren we daar zeker niet goed.”
De OCI geeft de jaarlijkse mediane kantoorkost per voltijds equivalent weer. De index is opgebouwd uit drie onderdelen, in overeenstemming met de Europese norm EN 15221: ruimte en infrastructuur (met een gewicht van 55% in België), medewerkers en organisatie (40%), en management (5%). In concrete cijfers gaat het in 2013 om 12.368 euro per VTE, tegenover 12.707 euro in 2012. Vooral de kosten op het vlak van medewerkers en organisatie enerzijds en management anderzijds liggen in België met respectievelijk 6% en 20% opvallend hoger dan de gemiddelde kost in onze buurlanden (Nederland, Luxemburg, Frankrijk en Duitsland). Zoals in het verleden al werd waargenomen, speelt hier de zogenaamde loonkosthandicap een rol ten opzichte van de buurlanden. Voor deze kosten zit België respectievelijk 31% en 86% boven het Europese gemiddelde.
Tips om te besparen
De crisis laat zich duidelijk voelen in Europa. Organisaties besparen op alles: de Europese kantoorkosten zijn dan ook gemiddeld met 3% gedaald tegenover 2012. Toch kan het nog beter, klinkt het. “Het wegwerken van leegstaande kantoorruimtes zou organisaties al een fikse besparing opleveren”, aldus Jeroen Govers, Director Real Estate Services bij AOS Studley. “Het optimaliseren van de gebruikte kantoorruimte is tegelijk ook de meest groene maatregel die een organisatie kan nemen. Dit impliceert, naast het herdenken van het werkplekconcept, uiteraard vaak ook een hernegotiatie van het huurcontract dan wel een verhuis, maar dat is steeds de moeite waard. Andere tips die we huurders van kantoorruimte kunnen geven zijn om zelfs met behoud van evenveel kantoorruimte toch sowieso het contract te proberen hernegotiëren. We raden ook aan om de beschikbare diensten dagelijks af te stemmen op de reële noden. Ook het efficiënter maken van de facilitaire diensten levert vaak nog mooie besparingen op”, besluit Govers.België en de rest van Europa
Dit jaar bedraagt de Europese OCI 9.853 euro, tegenover 10.170 euro in 2012. Meer dan de helft van de huidige Europese OCI (59%) wordt opgeslokt door de gebouwinfrastructuurkosten. De resterende 41% wordt besteed aan resources en diensten op het vlak van ICT, beveiliging, catering, schoonmaak, beheer enzovoort.Nederland kent de grootste kostendaling met bijna 6%, terwijl de kantoorkosten in het Verenigd Koninkrijk, Turkije en Noorwegen stegen. De duurste kantoorlanden zijn dan weer Noorwegen, Zweden en Zwitserland. (zie grafiek 1)
Vergelijking met 2012
De daling van 2,7% in België ligt in lijn met de evolutie van de Europese kantoorkosten, die gemiddeld met 3,2% gedaald zijn. De Space & Infrastructure-kost stijgt met 2%. Dit is vooral te wijten aan indexaties van doorlopende kosten. Na correctie voor de inflatie zouden we met name een daling hebben van bijna 2%. Het is dus zo dat heronderhandelingen van lopende huurcontracten en de nieuw afgesloten contracten bij herlokalisatie naar andere (aan lagere huurprijs gehuurde) gebouwen, niet de indexaties van ongewijzigde huurcontracten konden compenseren. Bovendien is er in België geen noemenswaardige daling van het aantal m² per VTE vastgesteld.De kosten voor de ondersteuning van de medewerkers (People & Organization) zijn met 8% gedaald. Dit komt vooral door een lichte verlaging van het aangeboden niveau van diensten en de betere controle en sturing van de kosten voor uitbestede diensten. Ook voor ICT dalen de kosten, vaak door het uitstellen van (grote) projecten en afvoeren van investeringen met een onduidelijke of lange terugverdientijd.
De kosten voor het management dalen vooral door het aantal eigen medewerkers binnen de afdeling Real Estate & Facility Management tot een werkbaar minimum te beperken. Zo worden vertrekkende medewerkers niet vervangen.
‘New way of working’ invoeren
De economische crisis zet organisaties aan tot het snoeien in verschillende kostenposten. De uitdaging voor organisaties is om creatief om te gaan met deze besparingen.“Meer en meer organisaties kiezen ook voor de implementatie van een 'new way of working'. Ze slaan zo 2 vliegen in één klap: ze kunnen werkplekken en dus vierkante meters verminderen en tegelijk kunnen ze ook meer flexibiliteit en comfort bieden voor de medewerkers”, geeft Patrick Waûters, Director Facility Management Consulting, nog mee. "Het gaat hier weliswaar nog om een minderheid. Maar organisaties begrijpen dat desk sharing en teleworking ook voor een vermindering van de kantoorkosten kunnen zorgen.”
Grafiek 1 geeft een overzicht van de Europese OCI cijfers voor 2013:
