Voor het tot een omgevingsvergunningsaanvraag komt, is er vaak al heel wat contact tussen architecten en de lokale overheden. Binnen dat voortraject naar een omgevingsvergunningsaanvraag kunnen de contacten heel uitlopend van aard zijn: van een eerder eenvoudige vraag via mail of telefoon tot een voorbespreking waarbij een project dat bijna klaar is om te worden ingediend wordt besproken op haar slaagkansen. “Dat vergt van iedereen een investering in tijd en moeite maar betaalt zich later in het proces terug”, zegt Dirk Mattheeuws, nationaal voorzitter van Netwerk Architecten Vlaanderen. “Een goed doorlopen voortraject verhoogt de slaagkansen om aan het eind van de rit een positieve beslissing over een aanvraag te krijgen. Een goed georganiseerd voortraject kan ook de totale doorlooptijd van een project – van idee tot uitvoering ervan- ver-korten. Dat is winst voor iedereen!”
Veel steden en gemeenten zien het aantal aanvragen voor omgevingsvergunningen echter jaar na jaar stijgen. Ook het aantal binnenkomende vragen bij de Diensten Stedenbouw is navenant verveelvoudigd. Op veel stedenbouwkundige diensten is het dan ook jaar na jaar drukker geworden. Een evolutie waar ook de Stad Gent, die daarbovenop de dienst intern herschikte, niet aan ontsnapte.
Charter ‘Bouwen aan Dialoog’ na cocreatief traject
“De bereikbaarheid van de Dienst was de afgelopen jaren niet altijd optimaal. Architecten vinden dat lastig. Als beroepsverenigingen hebben we ons met de Stad de afgelopen 2 jaar verschillende keren rond de tafel gezet en gezocht naar oplossingen. Die resulteren nu in dit charter”, aldus Piet Kerckhof (Provinciaal voorzitter Orde van Architecten – Raad Oost-Vlaanderen) en Thomas Serck (ondervoorzitter Beroepsvereniging voor Architecten BVA). Die werkten samen met Netwerk Architecten Vlaanderen en de Stad Gent twee jaar lang aan een cocreatief verbeteringstraject. Ook de Vereniging voor Vlaamse Steden en Gemeenten verleent haar steun aan het initiatief. Gemeentelijke personeelsleden, politici en architecten worden uitgenodigd om het charter door te nemen en na te gaan of de bestaande werkwijze verbeterd kan worden. Luc Kupers, lid van de Raad van Bestuur van de VVSG en adjunct-algemeen directeur van de Stad Gent: “Duidelijke verwachtingen en afspraken aan beide zijden maken een efficiënte samenwerking mogelijk voor kwalitatieve projecten op ruimtelijk geschikte locaties. Het charter creëert een behapbaar kader om hier werk van te maken.” Het eigenlijke protocol kan je lezen op www.bouwenaandialoog.be.Het charter is opgebouwd rond vijf concrete engagementen voor een samenwerkingsgericht voortraject: actief informatie uitwisselen, heldere vragen stellen en duidelijke antwoorden geven, inzichtelijke regelgeving en volledig samengestelde dossiers, het gebruik van diverse communicatiekanalen op maat van het project en de complexiteit van de vraag, en de mogelijkheid om waar nodig steeds een voorbespreking te kunnen houden en dit op basis van een goed idee of ontwerp, gekoppeld aan vervolgafspraken.
De Stad Gent verdiept dat nog met meer concrete afspraken rond de principes duidelijkheid, voorspelbaarheid en toegankelijkheid.
- Lees het charter op www.bouwenaandialoog.be
- Ontdek de tool Vastgoedinformatie: https://stad.gent/nl/wonen-verbouwen/vastgoedinformatie
